「すべての仕事は10分で終わる」を読んだらタスク管理がとても楽になった話

こんにちは。Webライターのゆーが(@yuga_th119)です。

2018年10月にWebライターとしての収益が20万円を達成したのですが、当然受注した案件も大量でした。僕は、その月のタスクの管理がボロボロだったために、自分で取った案件を全然捌き切らなくて、大変なことになってしまいました。

その月は期日通りに納品出来ないクライアントさんが本当に多くて、とても迷惑をかけてしまいました。いまだに本当に申し訳ない気持ちでいっぱいです。

フリーランスで、クライアントワークをしている方であれば、わかって頂けるかもしれませんが、仕事は常に納期との戦いになります。

自分でこの案件はどのくらいかかって、いつまでに終わらせなければいけないのか常に把握しつつ、計画を立てて、作業し、新しい案件も取っていかなくてはなりません。

「自分で自己管理が出来なくてはフリーランスは務まらない!」とよく言われていますが、本当にその通りだなと思いました。

僕はもともと仕事がそんなに出来る人間ではないのですが、流石にこの仕事を続けていく以上、このままでは仕事を受ければ受けるほどクライアントの信用を失ってしまう・・・

そう感じた僕は、自分のタスク管理能力が圧倒的に低いことに気づいたので、

「そういえば、今までタスク管理について曖昧にしすぎていた気がする!何かタスク管理が上手に出来る方法を知りたい!」

と思うようになったわけです。

そこで、とりあえず本屋さんに行って「仕事術」的なコーナーをプラプラしていたところ、自分が欲しい知識が詰まっていそうな本を見つけました。それが、今回紹介するこちらの本です。

なんとなくパラ読みしてみて、個人的に読みやすかったのでこれにしました。

内容としては、やはり「会社で働くビジネスパーソン」に向けて書かれているため、会議や提案書が多かったです。

僕は本を読む時(小説的なやつ以外)は自分が欲しい知識以外の箇所は読まないようにしているので、この辺は多いに飛ばしました。

ただ、「ToDoリスト」「振り返りの技術」などは本当に真似出来る部分が多く、自分の「タスク管理」に対する考え方が大きく変わりました。

そこで今回は感謝の気持ちも込めて、この本でタスク管理について僕の意識を変えてくれた考え方と、その結果何を実践して、どう改善したかの記録を執筆していきます。

タスク管理の意識を変えてくれた5つの考え方

仕事は「タスク」と「ジョブ」に分けられるということ

まず、「仕事」とひとくちに言っても、仕事は「タスク」と「ジョブ」に分けることが出来るということです。この概念は今までなかったので、僕の中でとっても新しいものでした。

仕事の中には、自分の頭を使わなくてはいけない仕事と、自分の頭を使わなくても出来る仕事があります。森川さんは前者を「ジョブ」、後者を「タスク」と定義しています。 

仕事が本当に出来る人、優れた経営者の方は思考の深さや幅が桁違いで、「考える時間」というものをしっかり確保しています。

長期的に抱えている複雑な問題や、未来のことを考えなければ、長い目で見た時に成果は出にくいために、こういったジョブの時間を確保することは最重要事項であるということを知りました。

「仕事をする」ということは「アウトプット」を出すということ

これは特に何の仕事をしていた訳ではないのに、仕事をした気になっていることが多い自分には、とても刺さる部分でした。

自分自身、なんとなくクライアントのメールを返したり、記事骨子を考えるだけなのにも関わらず、何分も余計な時間をかけてしまっていたり、ツイッターでタイムラインを追っていたりと、仕事をしているのだか、なんなんだか分からない時間があることが多いことに気がつきました。

仕事をするということは、メールを確認したり、案件を確認したりすることではなく自分の場合は、「記事を書くこと」であって、アウトプットの出ていない時間は「仕事をしている」ことにはならないのだとハッとさせられた考え方でした。

仕事は細分化して10分単位で分けて把握すると良いということ

タイトルが「すべての仕事は10分でおわる」という点に惹かれて購入した部分もあったので、「10分」という部分には非常に関心がありました。

なぜ10分で分ける必要があるのかというと、人間は複雑な仕事や大きな仕事があると多くの人は「今やろう」ではなく、「いつかやろう」と考え後回しにしてしまう傾向にあります。

この仕事を放っておくと、期限ギリギリになって焦り出すか、間に合わなくて延期になってしまうことが多く、せっかく大きな仕事であっても成果が今ひとつ残せなかったりするのです。

こういった仕事を先送りにしないためにも、「仕事を細分化する」ことで、仕事自体がどのくらいの量で終わるのか定量的に把握できますし、「いつかやろう」という思考がなくなり、やるべきことを明確にすることが可能です。

また、10分という単位は、人間が集中することができる時間が10分程度が限度であるため、短い時間集中することで確実に仕事を終わらせることが出来るからです。

これを聞いた時、中学校の国語の教科書に出てくるルロイ修道士のセリフを思い出しました。

引用URL:https://bokete.jp/boke/62799155

「困難は分割せよ」

大変なことは分割して考えよ。という本質的な仕事術をそのまま実践しているタスク術だなと感じました。

毎月・毎週・毎日ごとに自分を振り返って戦略を立てること

「振り返り術」の項では、森川さんの自己管理テクニックについて主に書かれています。自身が会社をトップであっても、とても厳しく自分自身を管理していらっしゃることを知れて、とても学びが大きかったです。

その中で、必ず毎月・毎週・毎日ごとに自分を振り返って、細かく計画を立てているという部分については非常に感動しました。まさに自分に足りなかったのはこれだったということを理解したのです。

常に自分を振り返り、その反省に基づいて計画を立てるという動き方は、タスクを管理する上で、また仕事をしていく上で本質的なことであると感じました。

完璧な仕事を目指すことは自分の自己満である可能性が高いということ

Webライターという仕事は、クライアントが望んでいるものを「速く」「高い品質で」納品することで、いいライターとして評価してもらえます。

自分の中でのMAXの力を出して、仕事をするということは確かに重要なことかもしれません。しかし、時に仕事をしていく上で、相手が求めている以上のものを作ろうとし過ぎて、スピード感がなくなってしまうこともあるのです。

森川さんは、完璧な仕事を目指しすぎるのは必ずしもいいことではないと語っています。上司はラフでもいいから早く出して欲しいのに、上司の求める以上のクオリティを出そうとして提出が遅れてしまっては本末転倒です。

自分もクライアントが求めている以上の仕事をしようとして、納期が遅れてしまったりしたことがあったので、とても納得出来ました。完璧でなくても、相手の求めるレベルのものを作れたらそれでいいんだと気づかせてくれた考え方です。

読んでから実践したこと3つ

ToDoリスト(Trello)とスケジュール(Googleカレンダー)の導入

本を読み終えて思ったことは、まず今までの意識もそうでしたが、自分のタスク管理ツールの使い方がちょっと問題だということでした。

これまでは、タスク管理にスプレッドシートを使っていたのですが、これだけだと、具体的にタスクを細分化することが出来なかったり、納期は記載していたものの見づらかったりしました。

また、予定の管理には、紙のスケジュール帳を利用していたのですが、いまいち可視化しづらかったことに加えて、いちいちペンで書かなければいけない面倒くささから記入しなくなってしまったりしていました。

そこで、タスク管理ツールに新たに「Trello」を導入することで、今自分がやらなければならないタスクを全て可視化するようにして、「スプレッドシート」は、ログとして納品記録などを残す用として利用することにしました。

スケジュール管理には、Googleカレンダーを使うことで、これまでの紙の煩わしさを無くすとともに、今日は何時から何時でこのタスクをやるのか、「時間の可視化」ができるようにしました。

記事執筆する際のタスクを細かく10分に分けて考えるようになった

これまで、記事を執筆する際には、「だいたい3000字だし2時間くらいかなあ・・」など大まかに、どんぶり勘定で記事の文字数に対する作業時間を計算していました。

これを、より明確に、ボリュームごと(3000字、4000字、5000字)に分けて、記事構成にどのくらいかかるのか、また、執筆に何分、校正に何分と細かくタスクを細分化することを実行してみました。

記事10分分割

3000字案件 125

①リサーチ 10

②記事構成を考える 10

③記事を書く 10×68

④校閲・校正する10×2

⑤納品する5

これを行うことで、集中力を高めて時間にプレッシャーをかけて仕事することでスピード感を持って仕事をすることに務めたのです。

毎週末・毎日振り返りと計画を立てる習慣をつけた

振り返りと計画を立てることは、今まで、なんとなく曖昧ににしてきた部分だったのですが、森川さんは、週末に2週間先の計画まで、立てているとおっしゃっていて、やはりそのくらい先まで見えていないといけないのだという自覚を持ちました。

Googleカレンダーを導入したことによって、今まで以上に簡単に予定を作ったり、変更したりできるようになったことに加えて、予定に「詳細・メモ」を書くことができるので、振り返りの時に、今週の反省点や来週の目標値について記載して、振り返りと計画立てを実践しました。

実践した結果どうなった?

本を読んで、上記のようなことを導入した結果、下記のような成長点を実感出来ました。

実践結果
  • 今何をしなければならないのかが完璧に把握できるようになった

  • 納期に遅れたりすることなく、余裕を持って仕事をすることができるようになった

  • 自分がどのくらいの時間を使って何記事書くことができるのか把握できるようになった

昨年11月のように、放っておいた案件が納期目前で焦ってしまうようなことがなくなり、とっても仕事がしやすくなりました。計画を立てることによって、余裕を持って仕事をすることができ、仕事がだいぶ楽になりました。

本当に森川さんに感謝です。

まとめ

本は、あまり読まない方なのですが、知りたいことがある時に読むと体系的に情報を手に入れられるので、いいなあと改めて思いました。当面はこの方法を貫いていけたらいいなあと思っています。それではまた!

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